Ziele in Projekten sind oftmals Verbesserungsthemen. Bei der Analyse gängiger Prozessoptimierungsmodelle fällt sehr deutlich auf, dass die beschreibende Sprache eine versachlichte, mechanistisch-naturwissenschaftliche Logik anwendet. Diese Denkweise klammert die Eigenwilligkeit der Menschen, die im Kontext der Organisation konfliktäre oder konkurrierende Konstellationen erzeugen kann, aus.
Auf der mechanistischen Ebene der Prozessoptimierung werden typischerweise Verbesserungsziele fokussiert, die sich durch eine hohe Messbarkeit und Darstellung in Performance-Indikatoren abbilden lassen:
- Erhöhung der Produktivität
- Verbesserung der Qualität
- Verkürzung der Durchlaufzeiten
- Reduzierung des Ressourceneinsatzes
- Verbesserung der Auslastung
- Verbesserung der Abläufe
- Verkürzung der Wege
- Verbesserung der Informations- und Kommunikationsstrukturen
- Reduzierung der Unfälle
- Reduzierung der unproduktiven Zeiten
- Senkung der Kosten
- Einführung neuer Software
- u.v.m.
Werden dabei die zwischenmenschlichen Untertöne, die Art und Weise, wie die Beteiligten sich bzgl. der Erreichung ihrer Verbesserungsziele engagieren etc., missachtet, ist es wenig verwunderlich, dass oftmals aus rein sachlogischer Betrachtung realistischeZiele nicht erreicht oder nicht nachhaltig umgesetzt werden. Störungen im Bereich von Motivation, Anerkennung, Sicherheit oder Vertrauen haben großen, auch wenn oft unsichtbaren, Einfluss auf den Erfolg der Projektarbeit.
Störungen im Workflow
Aus der Sicht der Prozessoptimierung ist es lohnend, die Störungen im Workflow sowohl aus der Sicht der sachlogischen Verbesserung als auch aus der Sicht der zwischenmenschlichen Verbesserung zu betrachten. Aus der Konfliktkostenanalyse im Projektmanagement (KPMG Studie, 2014) geht hervor, dass durch Konflikte in Entscheidungsprozessen primäre, sekundäre und tertiäre Konfliktkosten entstehen können. Besonders die Kapazitäten von Führungskräften und Projektmanagern werden dadurch gebunden.
Mediative Prozessoptimierung
Die mediative Prozessoptimierung ergänzt nun die Phasen der Prozessoptimierung um die innerbetriebliche Mediation. Die mediativen Ansätze und Hilfsmittel kommen in der Plan- bzw. Learn- Phase des generischen PDCA-Zyklus zum Einsatz. Die Arbeit mit mediativen Ansätzen und Werkzeugen zeigt, wie Spannungen, Konflikte etc. bearbeitet werden können, um zusätzlich zu der Ziele-Ebene auch die darunterliegenden Ebenen von Interessen und Motivation mit einzubeziehen.